As reuniões de equipe são extremamente importantes para otimizar os processos de trabalho nas Instituições de Saúde.
Entretanto, não é esse cenário que nos deparamos atualmente, pesquisas apontam que reuniões repetitivas, extensas, sem pauta, com falta de comunicação clara e objetiva, estão entre os maiores desafios para os envolvidos.
Pensando nessas dificuldades, realizamos uma enquete com o objetivo de compreender a percepção dos profissionais de Enfermagem, incluindo Enfermeiros, Auxiliares e Técnicos de Enfermagem.
Contamos com a participação de 287 colaboradores entre eles, a grande maioria são enfermeiros, atuam na área há mais de 5 anos e encontram- se em instituições privadas e públicas.
Observando estes resultados, concluímos que para uma reunião ser EFETIVA, a estruturação da mesma deve ser rigorosa, seguindo três pilares essenciais: Planejamento, execução e plano de ação.
O planejamento é a base para obter o melhor aproveitamento do resultado esperado e do tempo gasto, afinal, uma reunião envolve o tempo dos profissionais e o custo para a empresa, uma vez que estes param de executar suas atividades para estarem presentes no local da reunião.
O primeiro passo é identificar o objetivo a ser atingido e assim, definir se realmente é necessário realizar uma reunião ou se pode ser resolvido o assunto através de um email, telefonema ou mensagem. Entretanto, se for pertinente a reunião presencial ou por meio virtual, devemos nos atentar para alguns pontos importantes, como: definição da pauta, data, local, horário, tempo de duração, seleção dos participantes que tenham conhecimento do assunto e que possa contribuir com reunião e delegação previa a responsabilidades dos envolvidos.
A execução nada mais é do que colocar em prática o que foi planejado. Além de sinalizar, as regras da reunião, tais como: definir sobre o uso do celular durante o evento, ordem de fala, quem fará a ata e quem conduzirá a reunião (levando em consideração que o condutor da reunião administra o tempo programado, não deixar que perca o foco com conversas paralelas e assuntos fora da pauta).
Vale ressaltar que a todo momento presenciamos diversas formas de reuniões em nosso trabalho, como por exemplo na passagem de plantão, no feedback com colaborador, na reunião individual com líder e entre outros meios de comunicação.
Nessa etapa, então, podemos observar que é de extrema importância a comunicação clara e objetiva, visando a conexão entre o mensageiro e o receptor, a compreensão do que está sendo relatado na pauta, e não menos importante a motivação por parte dos envolvidos ao participarem da reunião.
Por fim, e não menos importante, o plano de ação é a soma do planejamento com a execução que nos levam a conclusão do objetivo proposto, trazendo a resolutividade do assunto em pauta.
Para obter o resultado satisfatório deste pilar, é importante atentar se a distribuição de tarefas com prazo para execução, que a ata da reunião esteja acessível e certificada de que todos os participantes tenham conhecimento, e assim consegue ganhar a confiança da equipe para obter qualidade e efetividade nas próximas reuniões. Referência
Bibliográfia: A nova liderança em Enfermagem Natali Petri
Reuniões eficazes - Larry Dressler
Texto e pesquisa produzidos pelos alunos da Mentoria Essence Leadership Program:
Alessandra, Ana, Ana Helena, Andreia Biondino, Carolina, Crislei, Daniel, Daniela, Darlete, Elisa, Flavia, Giselle, Janaina, Joao Victor, Jocelaine, Julia, Katiuscia, Laís, Leonardo, Letícia, Lidiane, Lismara, Meire, Nara, Paloma, Patricia, Ramerson, Rivailda, Silvia, Sonize, Suellen, Talita, Tamiris, Taneane.
Monitoras: Andreia, Audrey, Emanuella, Ivone, Kelly, Luciana, Thais e Victoria